La digitalisation est l’une des grosses tendances d’un événementiel. Des agences événementielles ne peuvent pas à l’heure où vous passez beaucoup de temps à dialoguer par les smartphones qu’en face à face. Vous passez la majeure partie de votre temps devant un écran, que ce soit dans vos vies professionnelles ou personnelles. Découvrez comment digitaliser un événement.
Digitaliser la communication de l’événement
On ne fait pas uniquement référence en lui-même lorsqu’on parle de la digitalisation d’un événement. Il est aussi important de passer à l’avant. Il est, en effet, possible dès la conception de penser à la dimension digitale. Par exemple, vous pouvez choisir de créer le site web qui est dédié à un événement. Cela va vous permettre de communiquer sur l’événement, mais également de rendre public le programme ou d’indiquer tout simplement des informations pratiques aux invités. Cela facilitera ainsi l’organisation du moment. Il est, en effet, plus facile de retrouver le site web que de chercher parmi les mails afin de savoir organiser un événement digital. Créer le site web n’est néanmoins pas la seule manière de communiquer digitalement sur l’événement. Vous pouvez donc créer un événement dédié si ce dernier est également ouvert au grand public. Cela permettre à des personnes que vous prospectez de montrer s’ils sont intéressés. Leurs amis verront, de plus, leur réponse et seront également susceptibles de répondre présents. L’organisation de séminaire virtuel permet aussi d’envoyer des notifications à des internautes afin de rappeler de prendre les billets par exemple.
Intégrer le digital à l’événement
Lorsque l’événement est lancé et les places sont toutes vendues, il est maintenant temps de s’intéresser à des animations digitales. De plus, elles sont nombreuses et ont toutes en commun d’employé les nouvelles technologies et aussi d’être interactives. On pourra grâce à elle créer un vrai univers appelant au partage. En événementiel, l’utilisation de réalité augmentée permet d’apporter des informations par le digital. Elle se sert, en effet, d’éléments déjà existants et elle en ajoute d’autres étant digitaux. Une personne pourra grâce à cela interagir avec le digital. Par ailleurs, le community wall est l’écran interactif allant afficher des messages pendant votre événement. Si un texte, une vidéo ou une photo est publié sur des réseaux sociaux et que l’entreprise est mentionnée alors le contenu sera partagé sur un community wall. Il est aussi possible d’installer ce dispositif par un hashtag dédié. De plus, cela permet d’inciter des inviter à publier de contenu en ligne pendant l’événement afin d’apparaître sur le mur. Ainsi, cette animation va créer de visibilité pour l’entreprise sur les réseaux sociaux. Après la réalité augmentée, placez à la réalité virtuelle. Grâce à l’ordinateur et au casque de réalité virtuelle, vous pouvez créer un vrai univers dans lequel vous allez plonger les invités qui sont présents à l’événement digital en entreprise. Par exemple, il est possible de faire visiter un lieu à celui qui porte un casque.
Comment communiquer digitalement sur l’événement ?
Le digital est également nécessaire sur la partie après. De plus, vous pourrez continuer de communiquer autour d’événement sur des réseaux sociaux. Il est, tout d’abord, indispensable de relayer des contenus partagés pendant ce moment. Il est aussi important de garder un contact avec les invités. Par exemple, vous pouvez leur envoyer la newsletter récapitulative d’événement tout en les remerciant de la présence et tout en partageant de meilleures photos. Pour l’événement interne à la société, vous pouvez passer par les outils de communication interne. Pour faire le bilan de l’événement, vous pouvez aussi réaliser une vidéo pendant ce dernier. Avec une musique pertinente, un bon montage et de belles images, la vidéo va être dynamique et permettre aux invités de se remémorer le moment. Produire une vidéo demande néanmoins quelques connaissances techniques. Par ailleurs, vous pouvez déléguer la tâche à l’agence événement digital. Si vous avez un blog, le fait d’écrire un article qui résume le déroulé de l’événement peut être le bon moyen de créer de contenu digital. Par la suite, cet article pourra être partagé sur les réseaux sociaux. Ce sera également l’occasion de montrer aux prospects et clients ce dont vous êtes en mesure. Il ne faut pas oublier de mentionner les partenaires tout en les taggant dans les posts. La meilleure technique de garder de lien avec les invités est également d’offrir les goodies. Vous possédez quasiment un ordinateur, un smartphone et des cadeaux en rapport avec lesdits deux outils vous font toujours plaisir. Pour plus de personnalisation, vous pouvez aussi les faire floquer avec le logo.
Les points importants à retenir
Vous avez actuellement compris qu’il est facile de digitaliser l’événement grâce aux multiples conseils. Que ce soit après, pendant et avant, les nouvelles technologies ont aussi beaucoup à vous apporter. Le digital vous permettra de simplifier la démarche, mais également d’aller chercher de nouveaux prospects quand vous faites une promotion. Pour l’organisation de séminaire virtuel, les animations digitales seront aussi un bon moyen de plonger les invités dans l’univers, mais également de les impressionner. Vous pouvez enfin vous servir d’outils digitaux afin de continuer toujours l’expérience à la fin d’événement. Grâce au digital, créer une expérience permet de se faciliter le travail. Il faut demander l’aide d’une agence événementielle si vous ne connaissez pas par où commencer.